Bokföring i enskild firma innebär att du löpande registrerar alla affärshändelser, det vill säga varje intäkt och utgift som rör firman, med kvitton eller fakturor som underlag. Bokföringen består i praktiken av tre delar: löpande bokföring under året, momsredovisning om du är momsregistrerad, och ett bokslut när räkenskapsåret är slut. De flesta som driver enskild firma sköter det själva med hjälp av ett bokföringsprogram, det kräver ingen ekonomiutbildning men däremot regelbundenhet och ett system för att samla underlag redan från dag ett.
Vad räknas som bokföring när du driver enskild näringsverksamhet (enskild firma)
Alla som driver enskild näringsverksamhet, det vill säga är enskilda näringsidkare, är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen i Sverige, oavsett omsättning. Det gäller redan från första kronan i intäkt, det finns ingen nedre gräns där en nystartad firma slipper undan kravet. Varje affärshändelse, alltså varje förändring i firmans ekonomi som går att koppla till en betalning, ska bokföras löpande och kunna härledas till en verifikation: ett kvitto, en faktura eller annat underlag som visar vad som hänt, när det hände och vilket belopp det rörde. Bokföringen ska vara ordnad så att den går att följa och kontrollera i efterhand, både för dig själv och för Skatteverket vid en eventuell granskning. Räkenskapsinformationen, det vill säga kvitton, fakturor och andra underlag, ska sparas i minst sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret avslutades, oavsett om underlagen är digitala eller på papper.
Kontantmetoden eller fakturametoden: vilken bokföringsmetod passar din firma
Så snart en faktura skickas eller tas emot uppstår en affärshändelse enligt fakturametoden, medan kontantmetoden bara kräver att du bokför när betalningen faktiskt sker, alltså när pengarna faktiskt rör sig på företagskontot. Har enskild firma en omsättning under 3 miljoner kronor per år får du använda kontantmetoden löpande under året, vilket i praktiken betyder färre bokföringsposter eftersom du slipper bokföra kundfordringar och leverantörsskulder separat vid varje faktura. I bokslutet ska räkenskapsåret ändå stämmas av mot fakturametoden: obetalda kundfakturor och leverantörsskulder vid årsskiftet ska räknas in i resultatet, annars blir bokslutet missvisande. De flesta enskilda firmor med enklare fakturaflöde väljer kontantmetoden just för att slippa den dubbla bokföringen under året.
Så bokför du löpande efter att du startat enskild firma, steg för steg
Varje kvitto eller faktura är en verifikation som ska bokföras med datum, belopp och vilket konto affärshändelsen hör till. De vanligaste kontona i en enskild firma följer BAS-kontoplanen: försäljning bokförs på 3000-konton, olika kostnadsslag på 4000- till 6000-konton och moms på särskilda momskonton. Ett fungerande arbetssätt brukar se ut ungefär så här:
- Samla underlaget direkt. Fota kvittot eller spara fakturan så fort köpet eller försäljningen sker, i stället för att låta det hamna i en hög.
- Bokför löpande, helst varje vecka. Ett bokföringsprogram sköter kontoval automatiskt när du fotar ett kvitto eller skapar en faktura, du behöver sällan lägga in kontonummer manuellt.
- Fakturera med rätt uppgifter. En faktura som saknar obligatoriska uppgifter räknas inte som giltigt underlag.
- Stäm av företagskontot mot bokföringen en gång i månaden så att inga transaktioner glöms bort eller bokförs dubbelt.
Håll ordning genom att bokföra löpande i stället för att samla ett helt kvartals underlag inför momsredovisningen, det sparar tid och minskar risken för att kvitton försvinner.
Momsredovisning i enskild firma: vad firman behöver redovisa
Är firman momsregistrerad ska du redovisa moms, det vill säga ingående och utgående moms, separat från den löpande bokföringen av intäkter och kostnader. Utgående moms är den moms du tar ut av kunden på fakturan, ingående moms är den du själv betalat på inköp till firman, och mellanskillnaden är vad som ska betalas in till eller återfås från Skatteverket. Momsredovisningen sker månads-, kvartals- eller årsvis beroende på omsättning, och siffrorna hämtas direkt ur den löpande bokföringen om momskontona bokförts korrekt hela vägen. Hela processen, inklusive vilka satser som gäller och vanliga fall som blir fel, beskrivs mer utförligt i momsredovisning i enskild firma.
Bokslut i enskild firma, förenklat årsbokslut och gränsen 3 miljoner kronor
När räkenskapsåret är slut ska ett bokslut upprättas som sammanfattar årets resultat: intäkter minus kostnader ger vinst eller förlust. De flesta enskilda firmor med en omsättning under 3 miljoner kronor per år får använda ett förenklat årsbokslut, en betydligt enklare variant med färre poster och krav än det fullständiga årsbokslut aktiebolag måste upprätta. Bokslutet innebär bland annat att kontantmetodens löpande bokföring stäms av mot obetalda fakturor och skulder, så att resultatet blir korrekt för hela räkenskapsåret. Bokslutet ligger sedan till grund för NE-bilagan i deklarationen, där resultatet förs över och blir underlag för både inkomstskatt och egenavgifter.
Håll isär privat och företag, eget uttag i stället för lön
Firman och du som privatperson är samma juridiska person i en enskild firma, det finns ingen bolagsförmögenhet skild från din egen. Bokföringen måste ändå hålla isär privata pengar från firmans ekonomi. Pengar du tar ut ur firman bokförs som eget uttag, pengar du tillför från privat ekonomi bokförs som egen insättning, ingetdera räknas som lön eller intäkt eftersom du inte kan anställa dig själv i en enskild firma och betala ut lön på samma sätt som i ett aktiebolag. Ett separat företagskonto gör det avsevärt lättare att hålla isär transaktionerna: blandar du privata köp och firmans utgifter på samma konto blir varje bokföringstillfälle betydligt mer tidskrävande, och risken för fel i deklarationen ökar. Ett tydligt system för eget uttag och egen insättning gör det också enklare att löpande följa företagets ekonomi och veta vad som faktiskt går att ta ut.
Att välja bokföringsprogram, e-bokföring eller sköta bokföringen själv: pris, tjänster och support
De flesta som driver enskild firma väljer ett bokföringsprogram (ibland kallat e-bokföring) som Bokio, Fortnox eller Speedledger i stället för ett kalkylark, eftersom programmen automatiskt sköter momsredovisning, skapar fakturor och bygger det förenklade årsbokslutet utifrån den löpande bokföringen. Priset ligger normalt på någon hundralapp i månaden och skiljer sig mellan tjänsterna beroende på vilket stöd och vilken support som ingår, till exempel chatt eller telefonhjälp vid krångliga bokföringsfrågor. Att sköta bokföringen själv fungerar väl så länge ekonomin är enkel och affärshändelserna är förhållandevis få per månad, vilket beskrivs mer i detalj i bokföring det första året. Växer firman, tillkommer personal eller blir underlagen fler och mer komplexa kan det vara läge att välja hjälp av en redovisningskonsult, särskilt inför bokslut och deklaration där felaktig bokföring kan bli dyrt att rätta i efterhand.
Vanliga frågor om bokföring i enskild firma
Nedan följer korta svar på de vanligaste frågorna om bokföring i enskild firma, till exempel om bokföringsprogram är obligatoriskt och hur länge underlag ska sparas. En fylligare genomgång med fler frågor finns längre ner på sidan.
Vanliga misstag i bokföringen
Det vanligaste misstaget är att skjuta upp bokföringen till kvartalsslutet eller deklarationen, vilket gör att kvitton hinner försvinna och att det blir svårt att minnas vad varje affärshändelse egentligen gällde. Ett annat återkommande fel är att blanda privata betalningar med firmans utgifter på samma konto, vilket gör varje avstämning betydligt krångligare. Många glömmer också att spara underlag digitalt med rätt datum och belopp synligt, ett suddigt kvittokort duger inte om Skatteverket efterfrågar verifikationen flera år senare.
