En lönespecifikation, även kallad lönebesked, är dokumentet en arbetsgivare ger till en anställd i samband med löneutbetalningen och som visar hur månadslönen är uppbyggd: bruttolön, avdragen skatt, arbetsgivaravgifter och nettolönen som betalas ut till kontot. En anställd får sitt lönebesked som ett slags kvitto på lönen, oftast digitalt via en tjänst som Kivra, och för dig som arbetsgivare är det ett lagkrav att en sådan specifikation redovisas varje löneperiod, oavsett om det sker digitalt eller på papper. Både arbetsgivare och anställd tjänar på att veta exakt vad en lönespecifikation innehåller, eftersom den ofta används som underlag långt efter att lönen betalats ut.
Vad måste en lönespecifikation vanligen innehålla, och varför är det viktigt?
En lönespecifikation ska innehålla den anställdas namn, personnummer och adress, arbetsgivarens namn, adress och organisationsnummer, samt löneperioden och datumet för utbetalningen. Därutöver ska bruttolönen, skatten som dragits enligt skattetabell eller preliminärskatt, och nettolönen som betalas ut framgå tydligt. Har den anställda fått tillägg som övertidsersättning, OB-tillägg eller bonus, eller haft avdrag för till exempel frånvaro, ska även dessa poster synas som egna rader.
Bruttolön, nettolön och skatteavdrag: skillnaden, och så räknar du själv
Bruttolönen är den totala lönen innan något är dragits: grundlön plus eventuella tillägg som övertid eller OB. Från bruttolönen drar arbetsgivaren preliminärskatt enligt den skattetabell som gäller för den anställda, och det som blir kvar är nettolönen, alltså det belopp som faktiskt betalas ut till kontot. Utöver detta betalar du som arbetsgivare arbetsgivaravgifter direkt till Skatteverket, men den kostnaden syns normalt inte som ett avdrag på den anställdas lönespecifikation eftersom den aldrig är en del av bruttolönen.
Semester, övertid och frånvaro: vad står på lönespecifikationen?
De flesta lönesystem redovisar även semesterdagar: hur många som är intjänade, uttagna och kvarvarande, samt eventuell semesterersättning eller semesterlön som betalats ut under perioden. Har den anställda arbetat övertid eller obekväm arbetstid ska den extra ersättningen synas som en egen post, och detsamma gäller sjukfrånvaro eller annan frånvaro som påverkat den utbetalda lönen. Det är denna typ av detaljerad specifikation som gör att en anställd kan kontrollera att arbetad tid och frånvaro stämmer mot vad som faktiskt betalats ut.
Digitala lönebesked och Kivra: så läser och hittar du flera års lönespecifikationer
Allt fler arbetsgivare skickar digitala lönebesked i stället för papper, ofta via en digital brevlåda som Kivra. Det kräver att den anställda själv aktiverar mottagandet, annars går specifikationen ut som pappersutskick i stället. Fördelen för dig som arbetsgivare är lägre kostnad och att flera års lönespecifikationer arkiveras automatiskt hos leverantören, vilket gör dem enkla att läsa och hitta långt efter att lönen betalats ut, till exempel om ett anställningsavtal ska styrkas i efterhand.
Har den anställda fått rätt lön, och vad får hen på specifikationen?
Den vanligaste anledningen till att någon granskar sin lönespecifikation är enkel: att kontrollera att bruttolönen stämmer mot anställningsavtalet och att inga tillägg eller avdrag saknas. Stämmer inte summan bör den anställda i första hand jämföra mot avtalat lönebelopp och eventuellt kollektivavtal, och därefter kontakta dig eller den som sköter löneadministrationen. De flesta fel, som en missad övertidsersättning eller en felaktig frånvaroavdrag, går att rätta i nästa löneutbetalning om de upptäcks i tid.
Hur länge ska lönespecifikationer sparas, och behövs de vid deklaration eller nytt jobb?
Lönespecifikationer räknas som räkenskapsinformation och omfattas därför av bokföringslagens krav på arkivering: de ska sparas till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Som arbetsgivare är det du som ansvarar för att materialet finns kvar under hela den tiden, oavsett om det sköts i eget lönesystem eller av en extern leverantör. Många av samma poster, som pensionsgrundande lön till tjänstepensionen, bygger dessutom på uppgifter som ursprungligen kommer från just lönespecifikationerna. Det är också dokumentet en anställd ofta behöver visa upp vid deklaration, vid ansökan om lån eller för att styrka inkomsten inför ett nytt jobb, vilket är ytterligare ett skäl att inte kasta dem för tidigt.
Vanliga frågor om lönespecifikation: frågor och svar
Vad är skillnaden mellan lönespecifikation och lönebesked? Ingen i praktiken, lönespecifikation är det formella begreppet och lönebesked den vanligaste vardagliga benämningen på samma dokument.
Måste lönespecifikationen skickas digitalt? Nej, men de flesta lönesystem skickar den digitalt i dag, ofta via Kivra, eftersom det är billigare och snabbare än pappersutskick.
Vad gör den anställda om lönen är fel? Kontaktar dig eller lönehandläggaren direkt och jämför summan mot anställningsavtalet, så rättas de flesta fel redan i nästa löneutbetalning.
