En offert är ett skriftligt förslag från ett företag till en potentiell kund, där det framgår vad en vara eller tjänst kostar och på vilka villkor den levereras. Kunden använder offerten för att jämföra leverantörer och fatta ett välgrundat beslut. Om kunden accepterar offerten blir det ett bindande avtal.
Det finns ingen lag som säger exakt vad en offert ska innehålla, men avtalslagen styr när den blir bindande. Den som lämnar en offert är bunden av den från att den når mottagaren och så länge den gäller. Därför är pris, villkor och giltighetstid de viktigaste raderna i dokumentet.
Vad är en offert? En offert är ett skriftligt förslag på pris och villkor
En offert skickas oftast innan ett uppdrag påbörjas, som svar på en förfrågan från kunden. Den som funderar på att köpa en större tjänst, till exempel en ombyggnad eller ett nytt affärssystem, vill först veta vad som ingår och vad det kostar. Säljaren beskriver då omfattningen, priset och villkoren i en offert.
Offerten kan också skickas utan att någon frågat, när ett företag jobbar aktivt med försäljning mot potentiella kunder som visat intresse. Juridiskt är det i båda fallen ett erbjudande att ingå avtal. En offert kan lämnas muntligt, men ett skriftligt förslag via e-post eller ett offertsystem gör det lättare att bevisa vad som utlovats.
Vad ska en offert innehålla?
Eftersom det inte finns lagkrav på innehållet kan offerter se väldigt olika ut. Det här bör ändå alltid finnas med:
| Del | Vad som ska framgå |
|---|---|
| Avsändare | Företagsnamnet eller säljarens namn, kontaktuppgifter, organisationsnummer och momsregistreringsnummer |
| Mottagare | Kundens namn och kontaktperson |
| Beskrivning | Vilken vara eller tjänst som avses och vad som ingår, och vad som inte ingår |
| Pris | Pris per enhet (styck, timme, kvadratmeter) och totalt pris, gärna både exklusive och inklusive moms |
| Tid | Leveranstid och en uppskattning av hur lång tid arbetet kommer att ta |
| Villkor | Leveransvillkor och betalningsvillkor, till exempel 30 dagar netto |
| Giltighetstid | Hur länge offerten gäller, med ett sista datum |
Priset är den del kunden granskar mest. Ange enheter tydligt så att kunden förstår hur totalbeloppet räknats fram och kan jämföra offerter från olika företag. Mot konsumenter ska priset anges inklusive moms. Hur momsen fungerar går vi igenom i guiden vad är moms.
När blir en offert bindande? Ren och oren accept
Enligt avtalslagen blir offerten bindande för säljaren i samma ögonblick som den når mottagaren. Säljaren kan alltså inte ändra priset eller dra tillbaka erbjudandet under giltighetstiden, om inte återkallelsen når kunden innan eller samtidigt som offerten. Kunden är däremot inte bunden förrän hen accepterar.
Hur kunden svarar avgör vad som händer:
- Ren accept: kunden accepterar offerten som den är, inom giltighetstiden. Då är ett bindande avtal ingått.
- Oren accept: kunden accepterar men med vissa ändringar, till exempel lägre pris eller annan leveranstid. Det räknas som ett nej kombinerat med ett nytt anbud från kunden, och säljaren får ta ställning till det.
- För sen accept: svaret kommer efter att offerten gått ut och blir då ett nytt anbud som säljaren kan anta eller avböja.
Vill du inte binda dig kan du skriva att offerten lämnas “utan förbindelse”. Då är den bara en inbjudan att förhandla. Vad som sedan bör stå i själva avtalet tar vi upp i genomgången av avtal varje egenföretagare behöver.
Offert eller anbud: när används vilket ord?
Ett anbud och en offert är juridiskt samma sak, och avtalslagen använder ordet anbud. Skillnaden ligger i hur orden används. Anbud är det vanliga ordet i offentliga upphandlingar och större uppdrag, där anbuden ofta öppnas samtidigt vid en bestämd tidpunkt så att känslig information inte läcker mellan leverantörerna. Ett anbud i en upphandling är normalt bindande tills acceptfristen, alltså anbudets giltighetstid, löpt ut.
Offert används oftare om mindre affärer, där kunden mest vill jämföra pris på samma tjänst hos flera företag.
Hur ser en bra offert ut och hur kan du förbättra den?
En bra offert är kort, konkret och lätt att säga ja till. Några sätt att förbättra dina offerter:
- Svara snabbt. Den som skickar offerten först har ofta ett försprång.
- Utgå från kundens behov. Upprepa kort vad kunden bett om, så att det syns att du förstått uppdraget.
- Specificera. Dela upp priset i poster i stället för en klumpsumma, och skriv vad som ligger utanför offerten.
- Gör nästa steg tydligt. Skriv hur kunden accepterar offerten, till exempel genom att signera digitalt eller svara på e-post.
- Använd en offertmall. En offertmall i faktureringsprogrammet gör att alla fält kommer med och att offerterna ser likadana ut.
Gratis offertmall att kopiera
Den här enkla offertmallen täcker det som behövs i de flesta offerter. Kopiera den till ditt ordbehandlingsprogram eller faktureringsprogram och fyll i:
OFFERT nr [nummer] Datum: [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Från: [Företagsnamnet], org.nr [xxxxxx-xxxx], momsreg.nr [SExxxxxxxxxx01]
[Adress, telefon, e-post]
Till: [Kundens namn, kontaktperson, adress]
Uppdrag: [Kort beskrivning av vara eller tjänst]
Ingår: [Det som ingår]
Ingår ej: [Det som inte ingår]
Post Antal Enhet À-pris Summa
[Arbete] [ ] tim [ ] kr [ ] kr
[Material] [ ] st [ ] kr [ ] kr
Summa exkl. moms [ ] kr
Moms 25 % [ ] kr
Totalt pris inkl. moms [ ] kr
Leveranstid: [datum eller antal veckor]
Leveransvillkor: [t.ex. fritt kunden]
Betalningsvillkor: [t.ex. 30 dagar netto]
Offerten gäller till och med: [datum]
Accepteras genom att svara skriftligt på detta e-postmeddelande.Med ett faktureringsprogram kan du skapa offerter, följa upp vilka som är obesvarade och göra om en accepterad offert till en faktura med ett klick.
Relaterade och liknande begrepp
Offertförfrågan
En offertförfrågan är kundens begäran om en offert. Ju tydligare förfrågan, desto lättare blir det att jämföra svaren. Inom inköp kallas en formell förfrågan om pris för RFQ, Request for Quotation, och i offentlig upphandling skickas förfrågningsunderlag till leverantörerna.
Fast pris, löpande räkning och ungefärligt pris
En offert kan ange fast pris, då kunden betalar det angivna beloppet oavsett hur lång tid arbetet tar, eller löpande räkning, då kunden betalar för faktisk tid och material. Säljer du tjänster till konsumenter gäller konsumenttjänstlagen: har du angett ett ungefärligt pris får slutpriset inte överstiga det med mer än 15 procent. För hantverkstjänster med rot- eller rutavdrag bör offerten visa priset både före och efter avdrag. Hur avdraget beräknas står i guiden till rutavdrag och rotavdrag.
Från offert till faktura
När offerten accepterats och jobbet är utfört skickar du faktura. Fakturan ska stämma med offerten, och den har till skillnad från offerten lagstadgade krav på innehåll. Läs vilka uppgifter som måste finnas i genomgången av krav på en fakturas innehåll.
Vanliga misstag i offerter
- Ingen giltighetstid, vilket gör att du kan vara bunden längre än du tänkt.
- Oklart vad som ingår, vilket leder till tvist om tilläggsarbeten.
- Pris utan moms till privatpersoner.
- Muntliga ändringar som aldrig bekräftas skriftligt.
Vanliga frågor om offert
Kan kunden tacka nej till en offert? Ja. Kunden är inte bunden förrän hen accepterar, och inget avtal har slutits om kunden tackar nej eller låter bli att svara.
Kan jag ändra en offert som redan är skickad? Bara om ändringen når kunden innan eller samtidigt som originalet, eller om kunden går med på det. Annars gäller offerten som den skickades fram till sista giltighetsdag.
